ОХРАНА ТРУДА И ТРУДОВОЙ КОДЕКС

Прежде чем разобраться в разграничении ответственности между отделом кадров и охраной труда, обратимся к статьям Трудового кодекса РФ:

• согласно ст. 209 ТК РФ охрана труда – система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.
• согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.
• в соответствии со статьей 217, организация должна создавать службу охраны труда (далее СОТ) или вводить должность специалиста охраны труда, если численность работников превышает 50 человек. Если численность работников не превышает 50 человек, то решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается руководителями с учетом специфики производственной деятельности.

При отсутствии у работодателя службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда их функции может осуществлять работодатель — индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Основные задачи службы охраны труда – это обеспечение контроля за безопасностью на рабочих местах. Например, к данным задачам относится разработка инструкций, контроль за наличием средств индивидуальной защиты, участие в организации СОУТ, расследование произошедших несчастных случаев и аварий.

---

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ КАДРОВИКАМИ И СЛУЖБОЙ ОХРАНЫ ТРУДА

Обязанности по охране труда в нормативных документах прописаны  схематично  – в законодательстве нет четкого ответа, кто именно должен отвечать за конкретный процесс. Есть лишь профстандарты.

На практике споры между кадровиками и специалистами по охране труда не редкость. Например, причиной разногласий могут быть вопросы: кто должен выписывать направления на медосмотры, знакомить сотрудников с результатами спецоценки, предоставлять нужные данные при расследовании несчастных случаев.

Не имеет значения, какую должность занимает работник по штатному расписанию. Достаточно наличие у сотрудника  соответствующей подготовки и опыта, и ему можно поручить работу по охране труда в организации.  Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 № 524н утвержден профессиональный стандарт специалиста по охране труда.

То есть кадровик или любой другой специалист может выполнять функции специалиста по охране труда при условии наличия высшего образования или прохождения переподготовки в этой области.

---

КАКИЕ РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ МОГУТ БЫТЬ СПОРНЫМИ

Например, учет медосмотров и оценка условий труда (СОУТ) относится как к отделу кадров, так и к охране труда. Чтобы исключить споры и разногласия рекомендуется разделить данные рабочие процессы на уровне локально нормативных актов. В итоге, спорные зоны ответственности будут регулироваться регламентами, на которые могут ссылаться специалисты отдела кадров и охрана труда.

 

---

Рассмотрим пример распределения обязанностей при учете медосмотров

Трудовой кодекс РФ не регулирует, кто именно должен вести учет медицинских осмотров в организации. Данный вопрос решается руководством работодателя. На практике медосмотрами могут заниматься, раздельно или совместно, как сотрудники отдела кадров, так и специалисты охраны труда.

Ниже рассмотрим пример распределения зон ответственности при работе с медосмотрами, если в организации охрана труда ведется не кадровым специалистом .

---

Задачи специалиста, ответственного за охрану труда:

• Участие в процессе заключения договора с медицинской организацией, в которой будут проходить обязательные медосмотры.
• Составление списков работников, которые обязаны проходить обязательный медосмотр. Для получения персональных данных о сотрудниках, возможно придется обращаться в отдел кадров. В данном списке перечисляются профессии (должности) по штатному расписанию и вредные производственные факторы. Утвержденный список необходимо направлять в Роспотребнадзор.
• Формирование поименного списка сотрудников для прохождения обязательного медосмотра. Данный список направляется в медорганизацию, с которой заключен договор о проведении медосмотров.
• Согласование календарных планов проведения периодических медосмотров .
• Учет заключений по результатам прохождения сотрудниками медосмотров.
  

  ---

Ключевые задачи кадровика при учете медосмотров

• Оформление на работу кандидата или отказ в трудоустройстве по результатам предварительного медосмотра. Прием на работу оформляют, если на медосмотре у кандидата не обнаружили медицинских противопоказаний. С таким кандидатом заключают трудовой договор, издают приказ на работу, вносят запись в трудовую книжку, если сотрудник не отказался от бумажного бланка, заполняют личную карточку.
• Если по результатам предварительного медосмотра выявляются противопоказания к работе, то кандидату отказывают в трудоустройстве. Если соискатель потребует письменный отказ, то в таком документе необходимо ссылаться на заключение по результату медосмотра.
• Отстранение от работы сотрудника, который отказывается от медосмотра или не успел пройти его вовремя. Если сотрудник отказался пройти медосмотр, то период отстранения не оплачивают. Чтобы бухгалтерия правильно оплатила период отстранения, кадровик должен подготовить приказ об отстранении от работы. В нем указывают срок отстранения «до прохождения медосмотра» и порядок оплаты. Когда сотрудник пройдет медосмотр, кадровик оформит приказ о допуске к работе.
• Привлечение к дисциплинарной ответственности сотрудника, который отказался от обязательного медосмотра. Если организация признает причины отказа неуважительными, работнику могут вынести выговор.
• Оформление перевода на другую работу или увольнение сотрудника, если по результатам медосмотра выявлены противопоказания к работе.
• Направление кандидатов и сотрудников на обязательные медосмотры. Все направления регистрируются в соответствующем журнале под подпись работников.

 

Организации любой формы собственности должны вести воинский учет, который включает в себя комплекс различных мероприятий. Правила воинского учета регулируются положением, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение № 719), Методическими рекомендациях, утв. Минобороны 11.07.2017 (далее – Методические рекомендации) и Инструкцией, утв. приказом Минобороны от 22.11.2021 г. № 700 (далее – Инструкция № 700). Для постановки организации на воинский учет необходимо обратится в военкомат по адресу регистрации юридического лица.

---

Мероприятия воинского учета необходимо оформлять в виде отдельного отчетного документа «План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе)» (17-е приложение к методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ). Скачать шаблон плана работ по осуществлению воинского учета

В дополнение к данному плану организациям необходимо отправлять в военкомат прочие отчеты воинского учета и сведения о сотрудниках в соответствии с существующим законодательством. Указанные выше требования существовали раннее, но 05.08.2023 обновился порядок ведения воинского учета, изменились сроки и формы документов. А с октября 2023 года повышаются штрафы за нарушение воинского учета.

Количество сотрудников, ведущих воинский учет в организации, определяется количеством военнообязанных по состоянию на 31 декабря прошедшего года (п. 19 Методических рекомендаций). Нормы следующие (п. 12 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006):

• 1 человек по совместительству — при наличии в штате до 500 граждан, подлежащих учету;
• 1 человек — при наличии от 500 до 2000 военнообязанных граждан;
• 2 человека — при наличии от 2000 до 4000 граждан;
• далее плюс один к указанным выше двум сотрудникам на каждые последующие 3000 человек предприятия. Если по норме необходимо иметь двух и более работников, занятых данной работой, то в организации создают отдельное подразделение — военно-учетный стол.

---

Изменения воинского учета

Изменения воинского учета внесены постановлением Правительства от 25.07.2023 № 1211 в положение о воинском учете.

Восемь ключевых изменений воинского учета с 05 августа 2023 года:

1. Новый порядок постановки и снятия с воинского учета. После реализации информационной системы «Единый реестр воинского учета» постановка и снятие граждан на воинский учет будет производится без личной явки в военкома. Так как работы по созданию Единого реестра воинского учета продолжаются, то ставить и снимать граждан с воинского учета будут в прежнем порядке ((п. 16.1, 16.2 положения № 719, п. 4 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).
2. Новая форма уведомлений о приеме и увольнении. В нем необходимо указывать серию и номер паспорта, СНИЛС и полную дату рождение (код ВУС указывать уже не требуется). Скачать новый шаблон 2023 года уведомления о приеме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету
3. Новый срок подачи уведомление о приеме и увольнении. Необходимо уведомлять военкомат в течение 5 дней со дня приема или увольнения.
4. Уведомление об исправлениях (изменениях) и нарушениях в документах воинского учета. Необходимо уведомлять военкоматы в течении 5 дней о всех исправлениях, неточностях и нарушениях в документах воинского учета.  Скачать новый шаблон 2023 года уведомления об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете.
5. Уведомление о неисполнениях работником обязанностей по воинскому учету. Необходимо уведомить военкомат в течении 5 дней о неисполнении сотрудником обязанностей по воинскому учету и мобилизации.
6. Фиксация факта отказа работник в получении повестки. В случае отказа сотрудника от повестки, необходимо поставить в ней отметку о данном отказе с указанием даты отказа, должности, ФИО и подписи сотрудника, который вручал повестку. Также рекомендуется указать ФИО и подписи сотрудников, присутствующих при вручении повестки.
7. Получение повесток в электронном виде. В настоящее время ведутся работы по организации Единого реестра воинского учета (плановый запуск к осеннему призыву на срочную военную службу). Крайний срок — 1 апреля 2024 года (Указ Президента от 25.11.2022 № 854).
8. Отмена обязанности подачи списка граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста и граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. Эти сведения военкомат должен будет собирать самостоятельно. При необходимости военкомат может до 15 сентября направить в организацию бумажный или электронный запрос сведений. После чего работодатель обязан до 1 ноября предоставить в военкомат список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (п. 34 положения № 719, подп. «б» п. 13, п. 15 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).  Скачать шаблон списка работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

К указанным выше изменения необходимо готовиться к новым штрафам за нарушение воинского учета, которые существенно повышаются с 01 октября 2023 года.

Штраф могут выписать в 3-х летний срок со дня нарушения.

Таблица штрафов для работодателей за нарушения в воинском учете.

Описание нарушения работодателя	Статья КоАП	Сумма штрафа для должностного лица	Сумма штрафа для организации
Работодатель не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка, в том числе электронная, и не отпустил работника вовремя в военкомат	21.2	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.
Работодатель вовремя не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка в военкомат на мобилизацию, и не обеспечил его своевременную явку на сборные пункты и в воинские части либо не оказал военкоматам содействие в организации оповещения и явки	19.38	От 60 тыс. до 80 тыс. руб.	От 400 тыс. до 500 тыс. руб.
Работодатель не предоставил в установленный срок в военкомат списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет	21.1	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.
Работодатель не сообщил в военкомат или сообщил несвоевременно сведения, необходимые для ведения воинского учета. То есть всю информацию, которую работодатель должен передавать в военкомат, в том числе о приеме и увольнении военнообязанного	21.4	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	Отдельной ответственности нет
Работодатель не исполнил обязанность по организации или обеспечению поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации	19.38	От 60 тыс. до 80 тыс. руб.	От 400 тыс. до 500 тыс. руб.
Работодатель не исполнил военно-транспортные мобилизационные обязанности	19.25	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.`	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.

Таблица штрафов для сотрудников за нарушения в воинском учете

Описание нарушения работником	Статья КоАП	Сумма штрафа для сотрудника
Работник не явился по повестке в военкомат без уважительной причины	Часть 1 статьи 21.5	от 10 тыс. до 30 тыс. руб.
Работник не сообщил в военкомат актуальные сведения о себе. То есть об изменении семейного положения, образования, места работы, учебы или должности, о переезде на новое место пребывания	Часть 2 статьи 21.5	от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Работник не сообщил в военкомат о выезде из России на срок более шести месяцев или въезде в Россию или не явился в военкомат в установленный законом срок в случае наступления указанных событий	Часть 3 статьи 21.5	от 5 тыс. до 15 тыс. руб.
Работник, который подлежит призыву на службу, во время призыва уехал на срок больше трех месяцев, не предупредив военкомат	Часть 4 статьи 21.5	от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
Работник уклоняется от медобследования	Статья 21.6	от 15 тыс. до 25 тыс. руб.
Работник умышленно испортил или уничтожил документы воинского учета	Статья 21.7	от 3 тыс. до 5 тыс. руб.
Работник не исполнил военно-транспортные обязанности	Статья 19.25	от 15 тыс. до 25 тыс. руб.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

Изменения предельного возраста пребывания граждан в запасе и увеличение призывного возраста

К предстоящим ключевым изменениям воинского учета также стоит отнести новые сроки предельного возраста для воинского учета. Новый порядок вступит в силу с 01 января 2023 года (переходный период до 01.01.2028).

 

Предельный возраст зависит от звания: у рядовых он меньше, у старших офицеров — больше. В законе упоминаются все категории, но фактически максимальный возраст запаса меняется только у солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов. Данные категории будут пребывать в запасе не до 50 лет, а до 55. Кроме того, для этих же категорий меняется возраст «разрядов» — грубо говоря, очередности призыва в случае мобилизации. Предельный возраст первого разряда повышается с 35 до 40 лет, ко второму разряду — с 45 до 50 лет, к третьему — с 50 до 55 лет. У всех остальных категорий военнообязанных ничего не меняется.

После достижения предельного возраста запасника переводят в отставку и снимают с воинского учета. Могут снять с учета и раньше — если человек будет признан не годным к военной службе по состоянию здоровья.

---

Два вида воинского учета

Существует два вида воинского учета:

• Общий воинский учет.
• Специальный воинский учет. В данном случае на учет ставятся сотрудники:
  • Сотрудники органов уголовно-исполнительной системы.
  • Сотрудников МВД, Росгвардии, Государственной противопожарной службы
  • Сотрудников ФССП на должностях рядового и начальствующего состава
  • Сотрудников органов уголовно-исполнительной системы
  • Забронированных на период мобилизации и в военное время

---

Рекомендации по проверке документов при приеме сотрудника на работу

Ниже представлен список документов, на которые стоит обратить особое внимание при оформлении нового сотрудника. Перечисленные документы имеют непосредственное отношение к воинскому учету.

Паспорт

Проверьте 13 страницу со штампом «военнообязанный». Данный штамп вносится военкоматом или органами МВД.

Удостоверение гражданина, поступающего на военную службу

Данный документ выдается военкоматом при достижении 17 лет. Удостоверение получают мужчины, а также женщины с военно-учетной специальностью. Документ содержит фото, персональные сведения  и отметку о постановке на воинский учет (2 и 3 страницы).

Военный билет

Данный документ не должен содержать исправления. Сведения в нем должны быть занесены ручкой черного цвета. Первая страница содержит фото (но есть некоторые варианты советского образца без фотографии). Особое внимание необходимо уделить странице со штампом о месте учета. Возможна ситуация, когда есть отметка о снятии с учета, но нет отметки о постановки на учет по новому адресу. Отсутствие информации о постановке на учет не влияет на прием сотрудника, но в таком случае со стороны работодателя необходимо в 3-х дневный срок уведомить военкомат о данном сотруднике.

Персональная электронная карта

Данная электронная карта оформляется военкоматом по форме № 1/К из приложения 2 к Инструкции № 700. В ней указывают положение военнослужащего и его отношение к воинской обязанности.

Временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Данный документ могут выдать на время оформления военного билета.

Справка взамен военного билета

Данную справку получают граждане, пребывающие в запасе, но не прошедшие военную службу по призыву без законных оснований.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

Тринадцать документов (уведомлений, сведений и отчетов) по воинскому учету для подачи в военкомат

 

Документ воинского учета	Унифицированная форма	Срок подачи	Ссылка для скачивания шаблона
План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе)	Приложение № 17 к Методическим рекомендациям (п. 37)	Раз в год по согласованию с военкоматом	Скачать
СВЕДЕНИЯ о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)	Приложение № 2к Положениюо воинском учете	В течение 5 дней с момента приема или увольнения	Скачать
СВЕДЕНИЯ о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете	Приложение 10к Методическим рекомендациям (п. 29)	В течение 3 дней со дня выявления сотрудника. В течении 2 недель с момента получения запроса от военкомата	Скачать
СВЕДЕНИЯ об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете	Приложение № 2к Порядку (п. 2)	В течении 5 дней с момента изменений	Скачать
Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке	Приложение № 6к положению о воинском учете	До 1 ноября по запросу военкомата	Скачать
Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет	Приложение № 7к положению о воинском учете	До 1 ноября по запросу военкомата	Скачать
Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете	Приложение № 23к Инструкции (п. 36)	Один  раз в год по согласованию с военкоматом	Скачать
Карточка учета организации	Форма № 18	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать
Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе	Форма № 6	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать
Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время	Форма 19	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ воинского учета	Унифицированная форма	Срок подачи	Ссылка для скачивания шаблона
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту	Форма № 10	Заполняется при приеме на работу нового сотрудника	Скачать
Приказ об организации воинского учета, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе	Приложение № 4к Методическим рекомендациям (п.22)	—	Скачать
Должностная инструкция сотрудника, ответственного за ведение воинского учета	—	—	Скачать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Главный орган, контролирующий исполнение норм Трудового кодекса и охраны труда — федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ). На уровне регионов надзор за соблюдением норм ТК РФ и других нормативных актов компаниями и ИП осуществляют государственные инспекции труда (ГИТ). Виды проверок, порядок их проведения, основания для проверок зафиксированы в ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ и в других нормативных правовых актах, касающихся трудового права. Полномочия проверяющих инспекторов закреплены в ст. 357 ТК РФ. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ).

---

Классификация проверок ГИТ

Существуют три типа проверок трудовой инспекции:

• Плановые проверки.
• Внеплановые проверки.
• Профилактические визиты (с 2021 года). Данное мероприятие включает беседу с работодателем без штрафов и предписаний.

Способ проведения проверки может быть следующим:

• Выездные. В данном случае инспектор присутствует лично и вправе запросить оригиналы документов за прошлые периоды.
• Документарная проверка. В данном случае удаленно запрашиваются заверенные копии (сканы) документов. Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней (ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294) предоставить необходимые копии документов.

Сводный план проверок представлен на сайте Роструда (федеральная служба по труду и занятости) в соответствующем разделе. Также информация о плановых проверках может размещаться на сайте Генпрокураторы. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. В соответствии с постановлением Правительства от 10.03.2023 № 372, мораторий на плановые проверки ГИТ для юридических лиц и ИП не проводятся до 2030 года. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ). Также мораторий на плановые проверки не действует для следующих организаций:

• опасное производствам II класса опасности;
• гидротехнические сооружения II класса;
• объекты контроля в категориях чрезвычайно высокого и высокого риска (постановление Правительства РФ от 01.10.2022 № 1743).

Периодичность проведения проверок зависит от принадлежности организации к категории риска:

• Высокая категория риска.  Один раз в 2 года.
• Значительный категория риска.  Один раз в 3 года.
• Средняя категория риска.   Один раз в 5 лет.
• Умеренная категория риска.  Один раз в 6 лет.
• Низкая категория риска.  Проверка не проводится.

Информация об организациях с категориями риска отражается на сайте Роструда.

В любом случае, работодателю необходимо помнить, что трудовая инспекция обязана провести внеплановую проверку на основании следующего списка причин:

• Наличие угрозы жизни и тяжкого вреда здоровью граждан.
• Подтвержденный факт причинения такого вреда.
• Истечение срока исполнения предписания, вынесенного ранее о принятии мер к устранению нарушений, угрожающих жизни и здоровью граждан.
• Обращение работников о невыплате или неполной выплате зарплаты дольше месяца.

Как показывает практика, большинство внеплановых проверок ГИТ проводится из-за жалобы сотрудников и по причине несчастных случаев.

---

Чтобы визит инспекции труда в организацию не вызвал существенных проблем, рекомендуется периодически проводить внутренний аудит по следующим документам и мероприятиям:

• Кадровый учет.
• Охрана труда.
• Иностранные работники.
• Организация медосмотров.
• Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ).

Необходимо проверить наличие и корректность оформления всех документов в соответствии с законодательством.

Большим преимуществом для работодателя будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за пару кликов сформировать нужный документ за прошлые даты и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета.

При проведении данного аудита особое внимание необходимо уделить документу «Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска». Данный документ публикует Роструд.  Скачать перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией.

Если ожидается плановая проверка, то работодатель заранее получит примерный список вопросов от ГИТ. Ознакомиться с различными вариантами проверочных листов Вы можете заранее в соответствующем документе Роструда (скачать ПРИКАЗ от 1 февраля 2022 г. N 20 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ) ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА) ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА).

---

Ниже представлен основной список того, что инспектор ГИТ проверит в приоритетном порядке:

• наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• трудовые книжки и книгу их учета;
• приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.);
• правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
• порядок и своевременность предоставления отпусков;
• порядок и сроки выдачи зарплаты;
• соблюдение правил охраны труда;
• наличие положения о персональных данных;
• порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т.п.

 

---

Нарушение трудового законодательства: штрафы и ответственность

Нарушение трудового законодательства грозит работодателю штрафами, в некоторых случаях возможен запрет на осуществление предпринимательской деятельности. К наиболее распространенным нарушениям работодателей относятся:

• Отсутствие обязательных документов. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф;
• Ошибки в кадровых документах (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.);
• Сотрудники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных;
• Зарплата работников ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ);
• Зарплата выдается один раз в месяц (ст. 136 ТК РФ);
• Незаконное увольнение работников;
• Вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст. 15 ТК РФ);
• Не проведена специальная оценка условий труда(СОУТ);
• Нарушены права сотрудников в декрете.

Ниже представлена таблица штрафов за наиболее распространенных нарушения.

Что нарушили	Размер штрафа	Повторное наказание	Статья
Отсутствие трудового договора или его неправильное составление	ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ?	ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ?	ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ
Задержка заработной платы, неполные выплаты или выплаты меньше МРОТ	ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ?	ИП — штраф от 10 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ?	ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ
Другие нарушения трудового законодательства	ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 1000 до 5000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ?	ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 50 000 до 70 000 ?	ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ
Нарушение требований к условиям труда	ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 5000 до 10 000 ? Компании — штраф от 60 000 до 80 000 ?	ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 1 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотров	ИП — штраф от 15 000 до 25 000 ? Должностные лица — штраф от 15 000 до 25 000 ? Компании — штраф от 110 000 до 130 000 ?	ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Отсутствуют необходимые работникам средства индивидуальной защиты	ИП — штраф от 20 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? Компании — штраф от 130 000 до 150 000 ?	ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 4 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Вне зависимости от того, попала организация в план проверок или нет, рекомендуется ответственно подходить к работе с кадровыми документами и охране труда.  Ключевым преимуществом для любой организации будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета.

На практике, множество организаций продолжают хранить в открытых файлах Excel и Word различную информацию и сведения, такую как:

• Персональные данные собственных сотрудников и анкеты кандидатов. подробнее
• Персональные данные работников партнеров (поставщиков и покупателей). Данная информация попадает через обмен реквизитами, паспортными данными руководителей в процессе согласования договоров или работы с прочими документами.
• Договоры и первичные документы с финансовой информацией.
• Финансовые отчеты.
• Кадровые документы и отчеты.
• Документы и корреспонденцию с персональными данными.

Если сотрудники хранят перечисленную выше информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Утечка информация – серьезная проблема и реальная угроза для большинства предприятий, представляющих различные отрасли. Данные могут быть утеряны по причине злого умысла третьих лиц, по неосторожности сотрудников. При умышленной организации наносится серьезный ущерб. В условиях конкуренции такой прием используют многие сторонние организации, чтобы получить преимущество над конкурентами, пусть и таким незаконным способом.

Информационная безопасность, или ИБ, — это комплекс мер, предпринимаемых для защиты от утечки или взлома программ, компьютерных систем и данных. Средства информационной безопасности защищают данные от утечки, программы, системы и сети — от взлома, несанкционированного доступа, порчи файлов или других видов атак.  За утечку конфиденциальных данных пользователей предусмотрена ответственность по закону. Так что меры по безопасности — это еще и способ избежать проблем с законодательством и потери доверия клиентов.

---

Четыре базовых меры организации информационной безопасности:

1. Установка антивирусов на рабочие компьютеры.
2. Установка паролей для входа на рабочие компьютеры
3. Применение специального программного обеспечения для работы и хранения информации по сотрудникам, договорам, документам и клиентам. Например, можно не отказываться от работы с файлами Word и Excel, но хранить их не в открытом доступе во множестве папок, а хранить эти файлы внутри специальных программ. Доступ к данным программам осуществляется по логинам и паролям, которые известны пользователям данной программы.
4. Если на данный момент в Вашей организации не существует регламентов и правил по информационной безопасности, но применяете отдельное программное обеспечение, в котором хранится финансовая информация и персональные данные, то проверьте, каким образом программа хранит эти сведения в своей базе данных:
   1. Удаленно на сторонних серверах (например, облачные веб-сервисы).
   2. Или все данные хранятся в рамках Вашей инфраструктуры (локальная сеть, сервер, рабочие компьютеры). Данный вариант более предпочтителен. Контролировать собственные компьютеры, серверы и свою локальную сеть проще на базовом уровне информационной безопасности.

В зависимости от формата и способа хранения персональных данных различают правила:

1. Для бумажных документов с персональными данными: хранение в сейфах или металлических несгораемых шкафах. Для доступа к документам устанавливается определенный список сотрудников. Данные сотрудники должны подписать письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
2. Для электронных документов: необходимо запретить доступ к ним сторонних лиц. Для этого нужно решить вопросы информационной безопасности и резервного копирования баз данных сотрудников. Хранить электронные копии личных документов сотрудников в открытых файлах закон также не позволяет. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге.

---

ПОДРОБНЕЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Как было сказано выше, информационная безопасность – это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке.

Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации.

Прежде всего, нужно защищать критическую инфраструктуру, то, без чего невозможна деятельность организации, компании, государства. Это, конечно же, компьютеры, серверы, локальные сети средства телекоммуникации, через которые обычно и происходит утечка данных.

Информацию можно получить не только из телефона и компьютера, но и путем старой доброй «прослушки», поэтому серьезные организации разрабатывают комплексную систему обеспечения информационной безопасности, включающую в себя защиту зданий и сооружений, занимаемых организацией, от постороннего проникновения и «прослушки».

Существуют следующие категории объектов защиты:

• Информация (цифровые и аналоговые сигналы, электронные данные).
• Ресурсные объекты (системы программно-аппаратного обеспечения).
• Физические объекты (постройки, оборудование, территории, коммуникации, прочее).
• Пользовательские объекты, субъекты и владельцы информации.

---

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Персональные данные. Сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.

Коммерческая тайна.  Этовнутренняя информация о работе компании: технологиях, методах управления, клиентской базе. Если эти данные станут известны посторонним, компания может потерять прибыль.

Организация сама решает, что отнести к коммерческой тайне, а что можно публиковать в отрытом виде. При этом не вся сведения могут быть коммерческой тайной — например, нельзя закрыть доступ к ФИО учредителей юридического лица, условия труда или факты нарушения законов. Вопросы коммерческой тайне регулирует закон 98-ФЗ.

Профессиональная тайна. К данной информации относятся врачебная, нотариальная, адвокатская и другие виды тайны, относящиеся к профессиональной деятельности. Профессиональную тайну регулируют несколько специальных законов.

Служебная тайна. Сведения, которые известны специальным службам и ведомствам, например, налоговой или ЗАГС. Такие данные обычно хранят государственные органы, они отвечают за их безопасность и предоставляют только по официальному запросу.

Государственная тайна. Сюда относят военные сведения, данные разведки, информацию о состоянии экономики, науки и техники государства, его внешней политики. Эти данные самые конфиденциальные — к безопасности информационных систем, в которых хранится такая информация, предъявляют самые строгие требования.

Если ваша компания хранит персональные данные, коммерческую или профессиональную тайну, то эти данные нужно защищать особым образом. Для этого необходимо ограничить доступ к ней посторонним лицам — установить уровни доступа и пароли, применять специальное программное обеспечение.

---

В итоге необходимо помнить, когда дело касается безопасности электронных (цифровых) данных (к которым относятся также файлы Word и Excel), то в данном случае к техническим средствам реализации относятся компьютеры, сервер и программное обеспечение. Информационная безопасность организации подразумевает хранение данных на собственном или арендованном и защищенном от постороннего проникновения сервере, использование для обмена данными защищенного соединения и все, о чем мы говорили выше.

Как известно, с 01.04.2021 больше не действует приказ 302н. В силу вступает приказ №29н от 28.01.2021, который определяет правила работы с медицинскими осмотрами на период с 01.04.2021 по 01.04.2027.

---

ДЛЯ БОЛЕЕ ДЕТАЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НЕОБХОДИМО ОБРАТИТЬСЯ К ДВУМ ИСТОЧНИКАМ

• Приказ № 988н/1420н от 31.12.2020 Министерства труда и социальной защиты, Министерства здравоохранения Российской Федерации «Об утверждении перечня вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры». Указанный выше приказ отменил приказ № 302Н с 01.04.2021. Также новый приказ обновил два ключевых списка (перечня):
  • Список вредных и (или) опасных производственных факторов (химических, биологических, аэрозолей фиброгенного действия и пыли, физических факторов, факторов трудового процесса);
  • Список 22-х видов работ.

• Приказ № 29н от 28.01.2021 Министерства здравоохранения «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры»

---

НИЧЕГО РЕВОЛЮЦИОННОГО В ПРАВИЛАХ УЧЕТА МЕДОСМОТРОВ НЕ ПРОИЗОШЛО

Прежде всего обратим внимание на то, что периодический медосмотр теперь может осуществляться  мобильными бригадами врачей. Но диагностические обследования сотрудник должен пройти в медицинском учреждении. Также нужно учесть, что все сотрудники обязательно осматриваются врачом-неврологом.

Если на первом медосмотре врачи не смогли полностью оценить существующее у работника (или кандидата) заболевание, то будет выдаваться справка о дополнительном медосмотре.

Также, в соответствии с новым приказом, появилась возможность передачи заключений (подписанных ЭЦП) в электронном виде через электронный документооборот (ЭДО).

---

В ПОСЛЕДНИХ ИЗМЕНЕНИЯХ МЕДОСМОТРОВ НАБЛЮДАЕТСЯ ПОЭТАПНОЕ «ОБЪЕДИНЕНИЕ» МЕДОСМОТРОВ С ДИСПАНСЕРИЗАЦИЕЙ

У организаций появилась возможность использовать ОМС для первых этапов профилактического медосмотра или диспансеризации. Стоимость услуг по ОМС не будет учитываться в оплате медицинской организации за оказание услуг медосмотра. С этой целью необходимо указывать информацию о полисе ОМС в обновленном  шаблоне направления на медосмотр.

Теперь медицинские организации, выбранные для медосмотра, могут в электронном виде (через ЭДО) получать сведения о прежних диспансеризациях напрямую из поликлиник, причем до посещения сотрудником медицинского учреждения (при условии,  что не прошел год с момента диспансеризации до направления на предварительный медосмотр).

---

ПЕРЕЙДЕМ К ИЗМЕНЕНИЯМ В СПИСКАХ, КОТОРЫЕ ФОРМИРУЮТСЯ ПО МЕДОСМОТРАМ. ТЕПЕРЬ ИХ ТРИ

1. Список лиц, поступающих на работу, подлежащих предварительным осмотрам:
   • На основании этого списка лицам, поступающим на работы, выдаются направления на предварительный медосмотр.
2. Список лиц, подлежащих периодическим осмотрам.
   • Данный список был ранее, но под другим названием «Список контингента». По новому приказу № 29н (в отличие от прежнего № 302н) не все организации сдают данный список. Требование распространяется только для следующих видов деятельности:  пищевая промышленность, общественное питание, торговля, водопроводные сооружения, медицинские организации, детские учреждения.
3. Поименный список работников, подлежащих периодическим осмотрам.

---

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В НАПРАВЛЕНИИ НА МЕДИЦИНСКИЙ ОСМОТР ?

В дополнение к существующим полям, бланк направления теперь должен содержать более подробные сведения:

• В шапке документов реквизиты работодателя (ИНН, КПП, ОГРН);
• Обязательно контакты (телефон и электронный адрес)
• Информация о медицинской организации также получила обязательные поля:
  • Наименование
  • Фактический адрес
  • ОГРН
  • Контакты (телефон и электронный адрес).

---

ОРГАНИЗАЦИЯМ НЕ СТОИТ ЗАБЫВАТЬ ПРО ОБЩИЙ ЖУРНАЛ УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ МЕДОСМОТРОВ

Данный журнал рекомендуется вести организациям, где есть сотрудники с ежегодными медосмотрами. Цель документа —  хранение общих сведений по направлениям на медосмотры и заключениям по результатам.

Строго утвержденного формата шаблона журнала не существует.   Журнал состоит из титульного листа и табличной части. На титульном листе указываются базовые сведения, например:

• Наименование организации
• Наименование журнала
• Дату начала ведения журнала
• Дату окончания ведения журнала
• ФИО и должность работника, ответственного за ведение данного докуменнта.
• При необходимости можно указать период хранения.

---

Какие именно столбцы выводить в журнале – решает работодатель. В продаже есть готовые бланки подобных журналов. Ниже приведены рекомендации по возможным столбцам:

• Порядковый номер строки
• ФИО сотрудника
• Должность
• Подразделение (отдел)
• № направления на медосмотр
• Дата выдачи направления
• ФИО и должность сотрудника, выдавшего направление
• Подпись работника, выдавшего направление
• Подпись работника, отправленного на медосмотр
• № и дата заключения о результате медосмотра

Документ необходимо прошить.  Можно также купить готовый бланк.

---

КОГО НЕОБХОДИМО ВКЛЮЧАТЬ В СПИСКИ НА МЕДОСМОТРЫ ?

Минтруд и Минздрав совместно разъяснили, кого включать в списки на медицинский осмотр в соответствии с Приказами № 988н/1420н и № 29н:

• Статьёй 213 Трудового кодекса Российской Федерации определены категории работников, которые проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры за счёт собственных средств работодателя. Медицинские осмотры проводятся для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний, а также в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.
• К таким категориям относятся работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), на работах, связанных с движением транспорта, а также работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей.

---

ОСНОВАНИЯМИ ВКЛЮЧЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СПИСОК ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ МЕДОСМОТРОВ ЯВЛЯЮТСЯ:

• вредные условия труда (3 класс), то есть условия труда, при которых уровни воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, в том числе: подкласс 3.1 (вредные условия труда 1 степени), подкласс 3.2 (вредные условия труда 2 степени), подкласс 3.3 (вредные условия труда 3 степени), подкласс 3.4 (вредные условия труда 4 степени), которые определяются по результатам специальной оценки условий труда, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• 2) наличие на рабочем месте отдельных химических веществ, а именно аллергенов, химических веществ, опасных для репродуктивного здоровья человека и химических веществ, обладающих остронаправленным действием, а также канцерогенов любой природы, аэрозолей преимущественно фиброгенного действия, которые обладают специфическими эффектами и не могут быть описаны в пределах стандартных процедур нормирования и защита от которых не может быть в полной мере реализована через установление уровней предельно-допустимых концентраций (наличие указанных веществ определяется в рамках проведения специальной оценки условий труда по результатам идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов или в рамках производственного контроля)
• 3) выполнение работ вне зависимости от класса условий труда на рабочем месте, перечисленных в разделе VI Приказа № 988н/1420н, а также работ, при выполнении которых осуществляется непосредственный контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, транспортировки и реализации, работ на водопроводных сооружениях, имеющих непосредственное отношение к подготовке воды, а также обслуживанию водопроводных сетей, работ в организациях, деятельность которых связана с воспитанием и обучением детей, работ в организациях, деятельность которых связана с коммунальным и бытовым обслуживанием населения и работ в медицинских организациях, перечисленных в пунктах 23 — 27 приложения к Приказу № 29н и требующих проведения предварительных (при поступлении на работу) и периодических обязательных медицинских осмотров в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.

С 1 июля 2021 года обновляется отчёт СЗВ-ТД на основании постановления Правления ПФР от 27.10.2021 №769п. Ключевым моментом изменений является требование заполнения кода трудовой функции всех без исключения работодателей.
Фактический срок сдачи нового СЗВ-ТД был перенесен на 1 августа.

Более подробно о новом СЗВ-ТД ниже.

В прежней версии отмечался период сдачи отчёта, то теперь в бланке нет никакого указания на это. Но в любом случае необходимо сдавать отчет каждый месяц, если были кадровые события кроме увольнения и приёма. При увольнении и приёме отчёт сдают не позднее следующего дня после издания приказа.

Новый раздел должны заполнять правопреемники страхователя. Туда вносятся сведения о работодателе, который ранее был снят с учёта как страхователь, если нужно скорректировать информацию о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленную этим работодателем. Если описанной выше ситуации не было, раздел о правопреемнике оставляют пустым.

В табличной части появилась новая графа под номером «4». Данная графа заполняется только для сотрудника, который работает в районах Крайнего Севера или в приравненных к нему районах. В случае Крайнего Севера в графе указывается код «РКС», во втором случае — «МКС». Если работник не относится к указанным выше районам, то графа остается пустой.

Данное поле было изначально, но ПФР не требовал его заполнять до начала 2021 года (до 1 июля 2021 года заполняли только работодатели с профстандартами). С 1 августа 2021 года данное поле заполняют все работодатели.  Все коды и описания трудовых функций собраны в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ). Данный справочник находится в открытом доступе, но для удобства пользователей он реализован в новой версии программы «Отдел Кадров Плюс».

Например, найдем где «прячется» должность системного администратора:

• основная группа 2 «Специалисты высшего уровня квалификации»;
• подгруппа 25 «Специалисты по информационно-коммуникационным технологиям (ИКТ)»;
• малая группа 252 «Специалисты по базам данных и сетям»;
• начальная группа 2522 «Системные администраторы».

Если заполняете отчёт на системного администратора, нужно проставить код «2522.4».

Подведем итог: проставление кодов в СЗВ-ТД — процесс неоднозначный и до конца не изученный. По мере работы с классификатором ОКП сформируется список кодов для всех Ваших работников.

Рекомендуем хранить коды в одном файле (word или excel), это поможет исключить постоянный поиск кода в Классификаторе. Например, когда в одном отчете работнику присвоили один код, а в следующем отчете выбрали другой.

Срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, который должен был истечь 30 июня 2020 года, продлили до 31 октября 2020 года в связи с периодом работы в удалённом режиме многих компаний.

Мы решили еще раз напомнить, как работодателям подготовиться к изменениям и что делать, чтобы избежать ответственности за нарушения?

Данный переход — часть реализации национального проекта «Цифровая экономика», берущего начало в Указе Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Электронная трудовая книжка поможет избежать безответственного отношения к данному документу, а также реализует следующие преимущества для обеих сторон:

• снизятся издержки на приобретение, ведение хранение трудовых книжек;
• исчезнет ответственность за их сохранность и трата времени на бумажное оформление;
• появятся дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
• уменьшится число ошибок, недостоверных сведений о трудовой деятельности;

Однако не стоит наивно полагать, что отсутствие бумажной версии документа означает отсутствие проблем. Данный переход несет для работодателей следующую сложность – дублирование записей в электронном и бумажном формате в трудовых книжках работников, желающих оставить бумажную версию документа, а также ответственность за возможные нарушения.

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатель обязан в течение 2020 года провести следующие мероприятия:

1. При необходимости принять или внести изменения в локальные нормативные акты.
2. Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
3. Но главное в 2020 году — уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для хранения информации о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда, куда работодателям необходимо будет вносить советующие данные.

Существуют два развития событий для работодателя:

• Выдать на руки бумажные трудовые книжки тем, работника, которые не напишут заявление об их сохранении, всю ответственность за сохранность сведений с этого работники возьмут на себя.
• Дублировать записи в бумажной трудовой книжке тех работников, кто до конца года в письменной форме изъявил о желании сохранить трудовую книжку в бумажном оформлении.

Несмотря на некоторые сложности, возникшие с подготовкой перехода на электронный формат трудовых книжек, это решение открывает множество перспектив в вопросах трудоустройства и оформления пенсий. И, безусловно, со временем обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Актуальную информацию по теме можно найти на сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка».

«Известия» сообщают, что в Трудовой Кодекс могут внести поправки, которые предусмотрят правила работы на удаленке и урегулируют социально-трудовые отношения. Министерство труда и социальной защиты в целом поддержало поправки в Трудовой кодекс, раскрывающие основные понятия и условия режима удаленки. Документ защищает различные права дистанционных сотрудников, как, например, право не находиться на связи круглосуточно, возможность компенсировать расходы на электроэнергию и амортизацию личного компьютера и другие.

Однако карантинные каникулы повлекли за собой множество вопросов и со стороны работодателей, одним из основных стал вопрос — как заполнять табель учета рабочего времени в нерабочие дни?

Ответ на этот и другие вопросы читайте в нашей статье.

В трудовом законодательстве понятия «нерабочий день» пока что не существует. В трудовом кодексе есть два термина:

1.Выходные дни.

2.Нерабочие праздничные дни.

А вот просто нерабочих дней в трудовом кодексе нет. Как нет и подходящего кода для таких дней среди кодов, которые используются в табеле учета рабочего времени.

Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным, поэтому привычные коды «В» и «ОВ не подходят. Нельзя также проставить отметку о явке в эти дни, так как код «Я» подразумевает присутствие на работе.

Работодателям необходимо самостоятельно утвердить специальный новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, «ОД» (оплачиваемый день) или «НОД» (нерабочий оплачиваемый день).  В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням, зафиксировав, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Помимо этого, работодатель вносит изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.

Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, можно дополнить табель кодом для удаленной работы, например, «УД», и утвердить приказом соответствующие изменения. Это поможет работодателю различать тех, кто работает на «удаленке» и тех, кто присутствует на рабочем месте.

Уволить дистанционного сотрудника за прогул практически невозможно. Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены/рабочего дня. Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться для выполнения работы. При дистанционной работе рабочее место сотрудника не подконтрольно работодателю. Работодатель в этой ситуации не может поставить в табеле код «НН» за прогул.

Но выход из этой ситуации есть.

Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно привлечь к ответственности за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами.

Изменения, которые происходят сейчас, — это своего рода проверка того, как быстро и грамотно мы можем адаптироваться к происходящему. Безусловно, нам всем нужны нестандартные решения, особенно от провайдеров программ электронного документооборота.

На рынке существуют различные программные обеспечения для учета кадров, включая табели учета рабочего времени. В связи с возможными изменениями в законодательстве, в условиях меняющегося мира профессиональные разработчики уже внесли необходимые изменения в соответствующие программы.

В частности, к одной из таких программ относится «Отдел Кадров Плюс», реализовавшая различные дополнения в связи с новым режимом работы. Одно из них – это возможность пользователям самостоятельно вносить изменения в базовые настройки программы, чтобы «привязать» любые новые коды и обозначения для табеля и приказы о назначении нерабочих дней с сохранением заработка и назначении рабочих дней на условиях удаленной работы из дома.

Что касается изменений в связи с возможным принятием законопроекта об удаленке и порядке компенсации дополнительных расходов работников, которые возникают, например, при работе на личном компьютере, возникает вопрос – как это будет реализовано на практике?

Согласно тексту законопроекта, компенсация не будет обязанностью работодателя, это скорее предмет торга. Работник может запросить возмещение затрат, а работодатель, в свою очередь, увеличить его оклад за счет сокращения трат на организацию рабочего места в офисе.

Помимо этого, в условиях новой реальности возникает необходимость создания формы отчетности для сотрудников, с помощью которой они смогут подтвердить, когда начали и закончили рабочий день, а также необходимость обозначенной организации режима труда и отдыха.

Пандемия в связи с эпидемией коронавируса разрушила привычные экономические, социальные, деловые и прочие связи. После восстановления ситуации в мире многие из них предстоит выстраивать заново, не исключено, что некоторые из них изменятся до неузнаваемости.

В данной статье речь пойдет о том, насколько будет востребована удаленная работа после снятия существующих ограничений.

Миллионы людей по всему миру начали привыкать к удаленной работе — рабочий стол в офисе сменился на письменный в квартире, на личном компьютере появились новые программы, а видео-конференции заменили привычные встречи.

Возможно, вирус помимо печальной статистики откроет нам новые горизонты и даст толчок к развитию, позволив преодолеть преграды, которые раньше не удавалось. Люди станут внимательнее и серьезнее относится к работе в дистанционном формате, а важность результата станет преобладать над временем работы.

Однако на данный момент мы даже не можем сказать точное количество россиян, которые под влиянием обстоятельств перешли на удаленку. Это вполне объяснимо – многим работодателям и работникам самостоятельно пришлось разбираться в особенностях дистанционной работы, ведь в Трудовом кодексе пока что не существует понятия дистанционной занятости. В нем написано, что работник может быть дистанционно занят, только если он подписал соответствующий контракт. Многие не оформляли никакие договоры, а работали то дома, то в офисе в зависимости от ситуации с вирусом. Конечно, статистики без бухгалтерской отчетности быть не может, однако очевидно, что число работников на удаленке возросло в разы.

На дистанционную работу перешли целые отрасли экономики – образование, наука, торговля и другие. Вполне возможно, что данный переход заставит задуматься о сохранении такого режима работы и после окончания карантина.

Нацеленность на результат – именно такая установка позволит многим работодателям позволить своим сотрудникам работать, где те посчитают нужным. Действительно, какая разница где выполнено задание — важен только результат.

Так пандемия изменила сознание многих. «Фейсбук» и «Гугл» уже заявили, что их работники до конца года не вернутся в офис. А «Твиттер» разрешил своим сотрудникам остаться дома навсегда. Однако в США и Европе на условиях удаленной занятности и до пандемии работало около 30% занятых. В России дела обстоят иначе — до вынужденных мер только 4% работников работали вне офиса.

Тем не менее, многие крупные компании оценили эффективность удаленки и задумались о сохранении такого режима работы в будущем.

Российские компании-гиганты из топ-50 планируют после стабилизации ситуации перевести хотя бы часть персонала на удалённую занятость.

В Х5 Retail Group планируется перевести на удаленную работу не менее 30% персонала, отметили в пресс-службе компании. Переход части сотрудников на дистанционный режим работы рассмотрят и в «Ленте».

Переход на удаленную работу поможет компаниям сберечь от 15 до 35% бюджета – не будет необходимости арендовать офисное помещение, нанимать охрану, оплачивать коммунальные услуги. Удаленная занятость позволит сэкономить деньги не только на аренде, но и на организации рабочего места для сотрудника.

Несмотря на технические возможности, в ближайшем будущем не все компании планируют перейти на дистанционный формат. Большинство работодателей отказались сохранить удаленку после пандемии.

Если крупным и средним компаниям удавалось перевести на удаленку всех сотрудников чаще, то мелкие предприятия столкнулись со многими проблемами.

Одними из них стали низкое техническое обеспечение организации и трудности с принятием решений без оглядки на Трудовой кодекс, в котором удаленная работа не была закреплена на законодательном уровне.

Но самая большая проблема — это отношение работодателей, которые считают, что производительность работников, работающих вне офиса, намного ниже. Хотя по результатам исследований выявлено, что больше половины сотрудников работающих удаленно трудятся более производительно. Многие работодатели уверены, что работники на удаленке вообще могут получать меньшую зарплату, ведь работодатель вроде как избавляет их от таких расходов, как деньги и время на проезд, ланч в кафетерии, позволяя работать, когда те захотят.

Однако такое суждение ошибочно. Куда логичнее и справедливее оценивать работу по результату, а не по отработанному времени, ведь и 8 часов в офисе работник может проводить впустую.

Удаленная работа действительно имеет и положительные, и отрицательные стороны при чем для обеих сторон – работодателей и работников.

Одной из основных проблем в офисе являются расходы на организацию рабочего пространства, о которых было сказано ранее. Помимо этого, занимает время и создает дополнительные траты как для сотрудников, так и для руководителей дорога до офиса. И, несмотря на то, что многие работодатели считают, что в офисе имеют больше возможностей контролировать исполнение обязанностей работников, в любом коллективе всегда будет место для разговоров с коллегами, перекуров, затянувшихся обеденных перерывов.

Однако удаленка не решает всех этих проблем и имеет не только положительные стороны.

Для работодателей главной трудностью становится вопрос контроля и связи с работниками. Как отследить присутствие на рабочем месте, если в Трудовом кодексе – рабочее место – это пространство, подконтрольное работодателю, а на удаленке это физически невозможно. В какое время уместно связаться с работником, если свой режим работы он выстраивает самостоятельно? Что считать прогулом? — и многие другие вопросы, которые пока что не регулирует законодательство.

Для работника на удаленке, конечно, открываются дополнительные возможности – больше времени дома рядом с семьей, свободный режим работы и отдыха, сокращение издержек на еду не дома и дресс-код. Помимо этого, в Трудовом кодексе планируется закрепить возможность работодателей возмещать затраты на электроэнергию и амортизацию личного компьютера работника.

В то же время дистанционный режим работы влечет за собой большие проблемы – это нехватка живого общения, фокус только на экономической роли работника без должного внимания к социальной, отсутствие впечатлений и однообразный рабочий день.

Но, наверное, самой серьезной проблемой является непонимание со стороны родственников, которые часто пытаются вовлечь дистанционного работника в домашние дела, постоянные отвлекающие факторы, отсутствие необходимой техники.

Все эти трудности указывают на то, что переход на удаленную работу должен быть организованным и постепенным. Резкие и быстро реализованные карантинные меры показали неготовность многих работников выполнять свои обязанности удаленно, особенно в тех случаях, когда домашний офис приходится делить с другими членами семьи и когда дети дома. Компьютеры и смартфоны у многих совершенно не предназначены для того, чтобы продуктивно работать из дома, не говоря уже о тех случаях, когда в семье один только компьютер. Ситуация, когда он одновременно нужен работающим на удаленке родителям и учащимся детям неизбежно оборачивается конфликтами и стрессом.

В любом случае, мы можем сделать вывод о том, что пандемия и вынужденная самоизоляция наверняка изменят мир труда, заставив работодателей внимательнее присмотреться к возможностям удаленной занятости.

Это позволит осуществить переход к совершенно иной экономике, более рациональной и адекватной, в центре которой будет удаленная интеллектуальная работа.

Работа в условиях пандемии показала, что в настоящее время развитые средства коммуникаций могут сделать деятельность во многом более эффективной, а личные встречи зачастую излишни.

Невозможность бумажного делопроизводства вне офиса доказало реальную эффективность таких сервисов, как электронный документооборот. Даже после окончания пандемии сервисы ЭДО продолжат активно применяться, поскольку они удобнее, сокращают время на обмен документами и офисные расходы.

Большое значение приобретают управление и контроль информационных ресурсов. Если раньше в периметре корпоративной сети и на корпоративных устройствах был возможен дополнительный контроль доступа и перемещения конфиденциальной информации, то обеспечить такой контроль за пределами сетевого периметра и на домашних устройствах сложнее. Поэтому важно наделять сотрудников минимально необходимым набором полномочий, своевременно блокировать доступ и осуществлять регулярные проверки. Эти задачи традиционно решают системы класса Identity Management (IDM). Также с развитием онлайн-сервисов дополнительную актуальность приобретают системы класса Single Sign-On (SSO), которые могут применяться для прозрачной и усиленной аутентификации не только в корпоративных, но и в клиентских приложениях.

Работодателю будет необходима возможность контролировать, чем занимается работник, с помощью технических средств, специального ПО. Например, делать случайным образом скриншоты его экрана несколько раз в час, получать информацию, на какие сайты он заходил в течение дня, устраивать онлайн совещания и много другое.

Все это дает стимул развиваться разработчикам различных программных обеспечений, адаптируюсь к условиям изменяющейся реальности.