Запросить консультацию по программе и ценам
Срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, который должен был истечь 30 июня 2020 года, продлили до 31 октября 2020 года в связи с периодом работы в удалённом режиме многих компаний.
Мы решили еще раз напомнить, как работодателям подготовиться к изменениям и что делать, чтобы избежать ответственности за нарушения?
В связи с чем было принято решение о переходе на электронные трудовые книжки?
Данный переход — часть реализации национального проекта «Цифровая экономика», берущего начало в Указе Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
Электронная трудовая книжка поможет избежать безответственного отношения к данному документу, а также реализует следующие преимущества для обеих сторон:
- снизятся издержки на приобретение, ведение хранение трудовых книжек;
- исчезнет ответственность за их сохранность и трата времени на бумажное оформление;
- появятся дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
- уменьшится число ошибок, недостоверных сведений о трудовой деятельности;
Однако не стоит наивно полагать, что отсутствие бумажной версии документа означает отсутствие проблем. Данный переход несет для работодателей следующую сложность – дублирование записей в электронном и бумажном формате в трудовых книжках работников, желающих оставить бумажную версию документа, а также ответственность за возможные нарушения.
Что же следует сделать работодателю?
В соответствии со ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатель обязан в течение 2020 года провести следующие мероприятия:
- При необходимости принять или внести изменения в локальные нормативные акты.
- Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
- Но главное в 2020 году — уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Работник, в свою очередь, подает письменное заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки, предоставляет работодателю до 31 декабря 2020 года включительно.
У граждан, кто впервые устроится на работу с 2021 года, сведения о периодах работы сразу будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Техническая сторона вопроса
Для хранения информации о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда, куда работодателям необходимо будет вносить советующие данные.
Что делать с бумажными трудовыми книжками?
Существуют два развития событий для работодателя:
- Выдать на руки бумажные трудовые книжки тем, работника, которые не напишут заявление об их сохранении, всю ответственность за сохранность сведений с этого работники возьмут на себя.
- Дублировать записи в бумажной трудовой книжке тех работников, кто до конца года в письменной форме изъявил о желании сохранить трудовую книжку в бумажном оформлении.
Несмотря на некоторые сложности, возникшие с подготовкой перехода на электронный формат трудовых книжек, это решение открывает множество перспектив в вопросах трудоустройства и оформления пенсий. И, безусловно, со временем обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.
Актуальную информацию по теме можно найти на сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка».
